나는 재무회계 22년차 회사원이다.
부가세 신고 시즌이 되면 꼭 받는 전화가 있다.
“실장님, 카드 매입 자료가 빠진 것 같은데요?”
세무사 사무실이다. 아익후..
매출은 세금계산서만 세면 되는 줄 알았는데 카드 매출이 따로 있고,
매입은 세금계산서 따로, 법인카드 따로, 현금영수증 따로다.
증빙이 세 갈래, 네 갈래로 흩어져 있는 게 문제다.
하나 빼먹으면 부가세를 더 내고, 겹쳐 세면 숫자가 뻥튀기된다.
1·2편에서 통장(자금)을 정리했으니, 이번엔 증빙(매입·매출)이다.
갈래별로 물어보고, 마지막에 합치면 된다.
클로브는 홈택스 세금계산서·현금영수증, 카드사 승인·청구,
카드/PG/배달 정산 매출까지 다 긁어온다.
우리는 갈래를 아는 상태로 질문만 잘 던지면 된다.
쫄지 않아도 된다. 갈래 지도부터 그려주겠다.
📌 먼저 갈래 지도: 매입·매출 증빙은 이렇게 흩어져 있다
| 구분 | 갈래 | 어디서 오나 | 특징 |
|---|---|---|---|
| 매출 | 세금계산서 (발행) | 홈택스 | B2B 매출. 발행일 기준 |
| 매출 | 카드·PG·배달 정산 | 카드사/정산사 | B2C 매출. 정산일/매출일 기준 |
| 매입 | 세금계산서 (수취) | 홈택스 | B2B 매입 |
| 매입 | 법인카드 | 카드사 | 승인 기준 / 청구 기준 두 축 |
| 매입 | 현금영수증 | 홈택스 | 현금 지출 증빙 |
이 표가 오늘의 전부다. 이제 갈래별로 물어보자.
(우리 회사는 B2B 제조업이라 카드 매출이 없다. 카페·쇼핑몰 사장님은 카드·PG 갈래가 메인이 된다.)
1️⃣ 매출 집계: 발행한 것 + 정산받는 것
6월 매출을 집계해줘.
① 매출 세금계산서(우리가 발행한 것) 거래처별 합계
② 카드/PG/마켓/배달 정산 매출
두 갈래를 나눠서 보여줘.
내 회사(가상의 ‘한빛수출포장’)는 이렇게 나왔다.
① 매출 세금계산서: 6건, 공급가액 9,650만원 (부가세 965만원)
– P시스템 640만원, T엠에스 213만원, B시스템 72만원 …
– 월말(6/29~30)에 발행이 몰려 있음② 카드/PG 정산 매출: 없음
– B2B 거래처 매출만 있는 구조입니다.
✅ 여기서 확인할 것 하나.
발행이 월말에 몰려 있다는 코멘트. 우리 회사만 그런 게 아니다.
월말 마감 후 한꺼번에 발행하는 회사가 태반이다. 원래 그런 거다.
다만 이러면 “6월 매출”과 “6월에 통장에 들어온 돈”이 다르다는 걸 기억해야 한다. (심화에서 다룬다.)
2️⃣ 매입 집계: 세 갈래를 다 부른다
6월 매입을 집계해줘.
① 매입 세금계산서(수취) 거래처별 합계
② 법인카드 지출 — 승인 기준으로만, 취소 건은 차감
③ 현금영수증 매입
세 갈래를 나눠서 보여줘.
① 매입 세금계산서: 19건, 공급가액 8,120만원
– D목재상사 2,890만원 (원자재)
– J목재 1,150만원 / T타카 430만원 (부자재)
– K로지스 410만원 (운송)
– 꽃집 화환 11만원 (면세) …② 법인카드 승인: 34건, 287만원 (주유, 식대, 소모품)
③ 현금영수증: 2건, 8만원
매입 세 갈래 합계가 한 번에 나온다.
예전엔 홈택스 두 번, 카드사 한 번 로그인해서 엑셀 세 개를 붙였다.
그 짓을 이제 안 해도 된다. 끝!
⚠️ 만약 ②나 ③이 “0건”으로 나오는데 분명히 쓴 게 있다면?
클로브에 그 자산이 연결 안 됐거나 수집이 오래된 거다.
“자산별 수집 상태 확인해줘”로 먼저 점검하자. 데이터 탓이지 당신 탓이 아니다.
3️⃣ 겹침 잡기: 같은 돈을 두 번 세는 3대 패턴
빠짐없이 셌으면 이제 겹침이다. 실무에서 터지는 건 십중팔구 이 셋이다.
| 패턴 | 무슨 일이 벌어지나 | 처방 |
|---|---|---|
| 카드 승인 + 청구 합산 | 같은 카드 사용이 두 번 잡힘 | 한 축만 쓴다 (과거월=청구, 최신월=승인) |
| 카드로 결제한 세금계산서 매입 | 세금계산서에도, 카드에도 잡힘 | 겹침 후보를 표시시켜 눈으로 확인 |
| 계좌간 이체를 매출로 | 내 돈이 매출로 둔갑 (2편 참고) | 내부 자금이동 라벨 확인 |
말로 시키면 이렇게 된다.
방금 매입 집계에서 세금계산서 매입과 카드 승인 내역 중
같은 거래처·비슷한 금액·비슷한 날짜로 겹치는 후보가 있는지 찾아서
따로 표시해줘. 합계에서 빼지는 말고 후보만 보여줘.
💡 포인트는 “빼지 말고 후보만 보여줘”다.
진짜 겹침인지는 사람이 판단한다. Claude는 후보를 찾고, 결정은 내가 한다.
이 역할 분담이 사고를 막는다.
4️⃣ 한 방 프롬프트: 월간 매입·매출 원페이지
갈래를 이해했으면 이제 매달 이거 하나만 복붙하면 된다.
6월 매입·매출을 전부 집계해서 원페이지로 정리해줘.
[매출]
- 세금계산서(발행) 거래처별 합계
- 카드/PG/마켓/배달 정산 매출
[매입]
- 세금계산서(수취) 거래처별 합계
- 법인카드 (승인 기준만, 취소 차감)
- 현금영수증
[규칙]
- 카드 승인·청구 중복 합산 금지
- 카드로 결제한 세금계산서 매입은 겹침 후보로 따로 표시
- 갈래별 소계 → 총계 순서로 표로 정리
- 마지막에 매출-매입 차이(마진)와 눈에 띄는 점 코멘트
6월 요약 — 한빛수출포장
구분 갈래 금액 매출 세금계산서 6건 9,650만원 매입 세금계산서 19건 8,120만원 매입 법인카드(승인) 34건 287만원 매입 현금영수증 2건 8만원 매출 합계 9,650만원 매입 합계 8,415만원 매출 대비 매입 비율 87%. 원자재(목재) 매입이 매입의 절반을 차지합니다.
겹침 후보: K로지스 운송비 — 세금계산서와 통장 출금 양쪽에 보이나
이는 정상(세금계산서 수취 후 계좌이체 결제)입니다.
이게 부가세 신고 전 셀프 점검이자, 사장님 보고용 원페이지다.
숫자 뽑는 데 1분, 검토하는 데 5분. 반나절 걸리던 일이다.
🔎 심화학습 단계다. 초보자는 안 봐도 된다.
🔹 “6월 매출”과 “6월에 들어온 돈”은 다르다 (발생 vs 현금)
세금계산서는 발행일 기준이고, 통장 입금은 회수일 기준이다.
B2B는 외상(여신)이 기본이라 6월 발행분이 7~8월에 입금된다.
그래서 매출은 좋은데 통장이 마이너스인 상황(1편의 그 그래프)이 생긴다.
이 갭을 보고 싶으면 이렇게 물어보면 된다.
6월에 발행한 매출 세금계산서 거래처별 금액과,
6~7월 통장 입금 내역을 대조해서
아직 입금 안 된 거래처(미회수 채권)를 추려줘.
이게 사실상 매출채권 회수 관리다. 5편 자금계획의 핵심 재료이기도 하다.
🔹 면세 매입은 부가세 공제가 없다
매입 목록에 “꽃집 화환 11만원 (면세)”가 있었다.
경조사 화환·축하 난은 면세라 부가세액이 0이다.
공제받을 세액도 없다. 이런 게 섞여 있으니
“매입 부가세 합계”와 “매입액의 10%”는 늘 조금 다르다.
숫자가 안 맞아도 쫄지 않아도 된다. 면세·불공제 항목부터 의심하면 된다.
🔹 세무사님께 보내는 자료도 이걸로 끝낸다
원페이지 결과를 그대로 복사해서 세무사 사무실에 보내면
“자료 빠졌어요” 전화가 확 줄어든다.
신고 대리는 세무사님이 하시지만, 자료 완결성은 우리 몫이다.
갈래 지도 한 장이 그 완결성을 만든다.
📊 치트시트: 매입·매출 갈래별 질문 패턴
| 갈래 | 프롬프트 | 주의 |
|---|---|---|
| 매출 세금계산서 | “6월 매출 세금계산서 거래처별 합계” | 발행일 기준 |
| 정산 매출 | “6월 카드/PG/배달 정산 매출 보여줘” | B2C 업종 필수 |
| 매입 세금계산서 | “6월 매입 세금계산서 거래처별 합계” | 면세 항목 구분 |
| 카드 매입 | “6월 카드 지출, 승인 기준만, 취소 차감” | 청구와 합산 금지 |
| 현금영수증 | “6월 현금영수증 매입 보여줘” | 0건이면 연결 확인 |
| 겹침 점검 | “세금계산서·카드 겹침 후보 표시해줘” | 빼지 말고 표시만 |
| 원페이지 | 위의 ‘한 방 프롬프트’ 복붙 | 매달 재사용 |
다음 시간에는 월간 손익 리포트 자동화를 해보자.
클로브에서 뽑은 숫자를 구글 시트로 보내고,
QUERY 함수로 월별 추이 보고서를 만드는 편이다.
(드디어 구글 시트가 나온다. 내 전문 분야다.)
다음 시간이 기대된다면 댓글을 달아서 푸쉬하면 좀 더 빨리 볼 수 있다.